Personeelsdossiers voor startende ondernemers

Personeelsdossiers voor startende ondernemers
In het personeelsdossier (digitaal of op papier) bewaart u alle stukken per personeelslid. Denk hierbij aan alle stukken aangaande de sollicitatie, de arbeidsovereenkomst en de aanvullingen/mutaties daarop en alle relevante gesprekverslagen, e-mails en andere contactmomenten
U dient zelf de beschikking te hebben over alle gegevens van uw personeelsleden, voor de diverse vastleggingen en mutaties, maar ook voor correspondentie met UWV, belastingdienst, pensioen- en overige verzekeraars.
Het functioneren van uw personeelsleden wordt nauwkeurig bijgehouden, onder andere door toevoeging van verslagen van functioneringsgesprekken. Ook een officiële waarschuwing hoort in het personeelsdossier thuis.
Afhankelijk van het aantal personeelsleden, is de meest gebruikelijke methode te werken met dossiermappen die passen in een hangmappenlade in een afsluitbare kast. Dat laatste in verband met de wetgeving op de privacy.
Het 1e tabblad in een personeelsdossier kan het zogeheten stamblad zijn, waarop u zaken als personeelsnummer, functie, naam, voornaam, adresgegevens, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, sofinummer, bankgegevens en de datum van indiensttreding. Indien u een digitaal systeem gebruikt is dit tabblad op papier niet nodig.
Het 2e tabblad bergt de arbeidsovereenkomsten, de meest recente legt u bovenop.
Het 3e tabblad bevat alle correspondentie betreffende de aanstelling, u kunt denken aan toekenning verlof, pensioenregeling, studieregeling, kinderopvangregeling. Allen zaken die de afspraken in de arbeidsovereenkomst direct beïnvloeden.
Het 4e tabblad bevat alle correspondentie omtrent ziekmeldingen. Indien uw medewerker ziek wordt start u een (omvangrijke) correspondentie met verzuimverzekeraar, bedrijfsarts  en het UWV. U bewaart nauwkeurig alle correspondentie en besluiten, de meest recente weer bovenop.
Het 5e tabblad bevat alle stukken omtrent functioneren, zoals sollicitatiebrief, functie omschrijving, functionering- of beoordelingsgesprekken, officiële waarschuwingen en opleidingszaken.
Het 6e tabblad bevat alle persoonsgegevens zoals kopie ID bewijs, loonheffingverklaring, evt. VOG en geboortekaartjes.
Indien een personeelslid uit dienst treedt, dan kan het personeelsdossier worden afgesloten door de stamkaart aan te vullen met een uitdiensttredingsdatum en het dossier  te archiveren. Zorg dat u de 1e 2 jaren nog wel bij het dossier kunt, u heeft het bv. nog nodig voor het UWV en verzekeraars. Als u een bewaartermijn aanhoudt voor het gehele dossier van zeven jaar, voorkomt u mogelijke problemen.
(Bron: Regicon en HR-select)