Nieuwe vakantiewet vraagt om nieuw beleid

De nieuwe wet

• Volgens de nieuwe wet, die door de eerste Kamer is aangenomen, zijn werknemers vanaf 1 januari 2012 verplicht om hun wettelijke vakantiedagen op te nemen binnen zes maanden na het kalenderjaar waarin de dagen zijn opgebouwd. Werknemers kunnen vakantiedagen nu nog vijf jaar opsparen.
• De nieuwe regeling betreft alleen de wettelijk opgebouwde vakantiedagen. Aanvullende vrije dagen die in cao’s of bedrijfsregelingen zijn afgesproken, kunnen medewerkers nog wel vijf jaar sparen. Voor ADV dagen geldt een vervaltermijn van één jaar.
• Zieke werknemers worden volledig gelijkgesteld met arbeidsgeschikte werknemers. De huidige situatie, waarin er alleen vakantiedagen worden opgebouwd over de laatste zes maanden van de ziekte, komt daarmee te vervallen. In de nieuwe situatie bouwt men tijdens de gehele ziekteperiode vakantiedagen op.
• De regeling gaat per 1-1-2012 in en is niet met terugwerkende kracht geldig.

De zieke werknemer

• Ook van zieke werknemers wordt verwacht dat ze binnen de vervaltermijn van 6 maanden  hun vrije dagen opmaken of weggooien. Hier kan een probleem ontstaan. Stel dat iemand aan het re-integreren is, dan zou zo iemand ook nog de vakantiedagen in die paar uur werk moeten opmaken. Je kan dan een situatie krijgen waarin iemand deels ziek thuis zit, en deels op basis van vakantie-uren.
• U kunt deze problemen voorkomen door met uw zieke werknemer vast te leggen wanneer er vakantiedagen worden opgenomen.

Uw vakantiedagenadministratie

• U moet in uw administratie verschil gaan aanbrengen in 3 soorten vervaldata, indien dit van toepassing is binnen uw organisatie.

 De voordelen  

• ‘Stuwmeren’ van vakantiedagen kosten de werkgever veel geld. Immers, het uurloon stijgt, en dus ook de waarde van een vakantiedag.
• Bij een uitdiensttreding wordt u niet meer geconfronteerd met een dure eindafrekening als het restant (het ‘stuwmeer’) moet worden uitbetaald.
• U heeft geen discussie meer over de plicht om regelmatig vakantie op te nemen.
• Vakantiedagen zijn bedoeld om uw medewerkers tijdig rust te bieden, zij zullen nu eerder en regelmatiger vakantiedagen opnemen.

De nadelen

• Uw medewerkers zullen komend jaar geforceerd hun vakantiedagen willen opnemen, u zult met minder werknemers hetzelfde werk moeten verrichten. Dit zal niet altijd uitkomen en mogelijk stress veroorzaken.
• U moet scherper omgaan met een vakantieverzoek, past dit op het moment dat de medewerker dit wil?
• U heeft 14 dagen de tijd om een verzoek af te wijzen, na die tijd heeft de medewerker recht op hetgeen hij heeft aangevraagd.
• Lukt het u niet een verzoek toe te kennen, wijs het tijdig af en ga aansluitend in gesprek om nieuwe vakantiedata af te spreken.
• De verplichting tot het opnemen van wettelijke vakantiedagen geldt niet als de werknemer kan aantonen dat hij redelijkerwijs niet in staat was vakantie op te nemen. ‘De formulering van de uitzondering zal resulteren in een toename van arbeidsconflicten tussen werkgever en werknemer. Dat komt omdat geen invulling is gegeven aan het woord “redelijkerwijs”. Zoals wel vaker bij wetsteksten het geval is, zal in jurisprudentie van geval tot geval moeten worden bekeken of er sprake is van die redelijkheid.'
• U zult uw administratie moeten uitbreiden of aanpassen, dit kost tijd en geld.

Mijn advies

• ‘In de eerste plaats is het essentieel om werknemers goed te informeren. Maak mensen bewust van de nieuwe regeling en de mogelijkheden en gevaren ervan’.
• Leg de nieuwe afspraken vast in uw personeelshandboek
  • Op welke wijze en wanneer kan uw medewerker zijn vakantie aanvragen?
  • Wie beslist en wanneer?
  • Besluit welke dagen het eerst worden opgenomen, de bovenwettelijke- of de wettelijke?
  • Geef uw medewerkers aan het begin van het nieuwe jaar een vakantiedagen overzicht, incl. de vervaldata.
  • Maak, indien nodig, afspraken wanneer er geen vakantie kan worden toegekend of een verplichte dag moet worden opgenomen.
  • Laat uw medewerkers in 1^e instantie de aanvraag binnen hun eigen afdeling afstemmen, leg die verantwoordelijkheid bij henzelf neer.
  • Wat doet u met Koninginnedag en 5 mei, zijn dat verlofdagen of kan men doorwerken indien gewenst?
  • Zorg dat u uw administratie per 1-1-2012 op orde hebt.

 (Bron: P&OActueel, rijksoverheid.nl, HRbase, arbeidsrechter.nl)